Zakelijk mailadres met je eigen naam: waarom en hoe

Waarom een eigen mailadres het verschil maakt

Stel je voor dat je twee offertes krijgt voor een nieuwe badkamer. De ene komt van klusbedrijf.jansen1978@gmail.com, de andere van info@jansenklussen.nl. Het werk en de prijs zijn bijna gelijk. Bij welke heb je meer vertrouwen? De meeste mensen kiezen het tweede adres, ook al kunnen ze niet precies zeggen waarom.

Een eigen mailadres laat zien dat je bedrijf echt bestaat en dat je er serieus mee bezig bent. Het is ook makkelijker te onthouden. Als je bedrijfsnaam Jansen Klussen is, raadt een klant zelf al dat je mailadres iets met jansenklussen.nl is.

• Klanten vertrouwen je sneller, zeker bij grotere klussen.
• Je mailadres past bij je website, je bus en je visitekaartje.
• Je naam blijft hangen, omdat je in elke mail je bedrijfsnaam laat zien.
• Je bent niet afhankelijk van één gratis dienst: je adres blijft van jou, ook als je later overstapt.

Wat heb je nodig?

Voor een eigen mailadres heb je twee dingen nodig. Eerst een domeinnaam: dat is het adres van je website, bijvoorbeeld jansenklussen.nl. Het stuk achter het @-teken in je mail is dezelfde naam. Daarnaast heb je een plek nodig waar je mail binnenkomt en bewaard wordt, een soort digitale brievenbus.

Heb je nog geen domeinnaam? Kies dan een naam die kort is, makkelijk te spellen en zo dicht mogelijk bij je bedrijfsnaam ligt. Voor een bedrijf in Nederland is een naam die eindigt op .nl meestal de logische keuze. Vermijd lastige tekens en liever ook streepjes, want die vergeten mensen als ze je adres overtypen.

Twijfel je tussen twee namen? Zeg ze dan hardop, alsof je ze door de telefoon doorgeeft aan een klant. De naam die je het makkelijkst uitspreekt en die niemand verkeerd kan verstaan, is meestal de beste keuze. Vraag ook een paar mensen om de naam op te schrijven nadat je hem hebt gezegd. Schrijft iedereen hem goed, dan zit je goed.

Zo regel je het, stap voor stap

Hoe je het precies instelt, hangt af van waar je je domeinnaam en mail regelt. In grote lijnen gaat het altijd zo:

Plan er een rustig uurtje voor. Het meeste werk zit niet in het aanmaken van het adres, maar in het overal aanpassen van je oude adres. Maak daarom vooraf een lijstje van alle plekken waar je huidige mailadres staat, zodat je er geen vergeet.

1. Kies je domeinnaam en controleer of hij nog vrij is. Dat kan bij elk bedrijf dat domeinnamen verkoopt.
2. Leg de domeinnaam vast, of gebruik een naam die je al hebt.
3. Kies een dienst voor je zakelijke mail. Soms zit dat al in het pakket van je website, soms neem je het los af.
4. Maak je mailadres aan, bijvoorbeeld info@ of je voornaam@.
5. Zet het adres op je telefoon en computer, of gebruik de webmail in je browser.
6. Stuur een testmail naar jezelf en naar een vriend, en vraag of hij goed aankomt en niet in de map met ongewenste mail belandt.
7. Vervang je oude adres overal: op je website, je offertes, je visitekaartjes, je Google Bedrijfsprofiel en je bus.

Welk adres kies je: info@ of je eigen naam?

Er is geen goed of fout, maar er zijn wel handige keuzes. Een algemeen adres zoals info@ of contact@ is fijn als je later met meer mensen werkt. Dan kan iemand anders die mail ook lezen. Een adres met je voornaam, zoals peter@, voelt persoonlijker. Dat werkt goed als klanten jou als persoon kennen.

Veel kleine ondernemers kiezen voor allebei. Bijvoorbeeld info@ voor je website en offertes, en je voornaam voor klanten waar je al contact mee hebt. Een verzonnen voorbeeld: hoveniersbedrijf Groen & Zo uit Leeuwarden gebruikt info@groenenzo.nl op de site en tuin@groenenzo.nl voor vragen over onderhoud. Zo ziet de eigenaar meteen waar een mail over gaat.

• Kies iets wat je makkelijk door de telefoon kunt spellen.
• Vermijd jaartallen en cijfers, die zijn lastig te onthouden.
• Houd het kort: hoe korter, hoe minder typefouten.

Veelgemaakte fouten

Het instellen is meestal het makkelijke deel. Het lastige zit in de dingen die je daarna vergeet. Een paar fouten zien we vaak terugkomen.

• Het oude adres blijft overal staan. Klanten mailen dan nog naar je gratis adres, en je mist berichten. Laat je oude adres de eerste maanden nog doorsturen of check het regelmatig.
• Geen handtekening onder je mail. Zet je naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer en website onder elke mail. Dat maakt het voor klanten makkelijk om terug te bellen.
• Mail alleen op de computer. Zet je zakelijke mail ook op je telefoon. Een klant die snel antwoord krijgt, kiest vaker voor jou.
• Een zwak wachtwoord. Je mail is de sleutel tot veel van je accounts. Kies een sterk wachtwoord en gebruik het nergens anders.
• Je mail nooit opruimen. Maak een paar mapjes, bijvoorbeeld voor offertes, lopende klussen en leveranciers. Zo vind je een oude afspraak met een klant snel terug als je hem nodig hebt.

Hoe het werkt bij StartDock

Bij StartDock zit zakelijke mail op je eigen naam in elk pakket. Bij Starter krijg je 1 mailadres, bij Groei 2 en bij Pro 3. Heb je er meer nodig, dan kost elk extra adres €4,95 per maand. Je leest en verstuurt je mail via webmail, dus je hoeft niets te installeren.

Heb je al een domeinnaam? Dan koppel je die gratis. Heb je er nog geen, dan kun je hem via ons regelen voor €15 per jaar. Je website, je mail en je domeinnaam staan dan bij elkaar. Kijk op de pagina met prijzen welk pakket bij je past. Ben je bijvoorbeeld klusbedrijf, dan heb je met een website en een eigen mailadres in één keer een professionele uitstraling.