Hoe schrijf je een offerte die klanten wél accepteren?

Waarom een klant niet reageert

Een klant die niet reageert, heeft meestal niet bewust nee gezegd. Vaak twijfelt hij nog, of hij heeft het druk en schuift het voor zich uit. Soms snapt hij de offerte niet helemaal en durft hij het niet te vragen. En soms ligt er een offerte van een ander naast die duidelijker is.

Kijk eens naar je eigen offertes door de ogen van de klant. Ziet hij in één oogopslag wat hij krijgt, wat het kost en wanneer je kunt beginnen? Of moet hij door een lijst met codes en vaktermen heen? Hoe minder de klant hoeft na te denken, hoe sneller hij ja zegt.

• De offerte komt te laat, als de klant al voor een ander heeft gekozen.
• De offerte staat vol vaktermen die de klant niet kent.
• Het is niet duidelijk wat er wel en niet bij de prijs zit.
• De klant weet niet wat hij moet doen om akkoord te geven.

De opbouw van een goede offerte

Een goede offerte heeft altijd dezelfde vaste onderdelen. Zo vergeet je niets en weet de klant waar hij moet kijken. Houd deze volgorde aan:

1. Een persoonlijke opening. Eén of twee zinnen die laten zien dat je hebt geluisterd, bijvoorbeeld: "Zoals besproken wil je de badkamer vernieuwen en de vloer laten doorlopen tot in de gang."
2. Wat je gaat doen. Beschrijf het werk in gewone woorden. Niet "tegelwerk wand 3 m² incl. kitwerk" maar "de muur achter het bad opnieuw betegelen en de naden afkitten".
3. Wat er niet bij zit. Zeg het eerlijk als iets niet in de prijs zit, zoals het weghalen van oud puin. Dat voorkomt discussie achteraf.
4. De prijs. Liever een paar duidelijke regels dan één groot bedrag zonder uitleg. Zet het totaal goed zichtbaar.
5. Wanneer je kunt beginnen en hoe lang het duurt. Klanten willen weten waar ze aan toe zijn.
6. Hoe lang de offerte geldig is. Bijvoorbeeld 30 dagen. Dat geeft de klant een reden om niet te lang te wachten.
7. Hoe de klant akkoord geeft. Maak die stap zo makkelijk mogelijk, liefst met één klik.

Een voorbeeld: zo kan het

Neem een verzonnen tegelzetter, Tegelwerk Bosman uit Tilburg. Hij krijgt een aanvraag voor een nieuwe keukenvloer. Hij komt langs, meet op en stuurt dezelfde dag een offerte. De offerte begint met: "Bedankt voor je tijd vandaag. Hieronder lees je wat ik voorstel voor de vloer in je keuken en woonkamer."

Daarna volgt in korte zinnen het werk: oude vloer eruit, ondergrond egaliseren, nieuwe tegels leggen, plinten erop. Er staat bij dat de klant de tegels zelf uitkiest in de showroom. Daaronder de prijs, opgedeeld in arbeid en materiaal, en onderaan een knop om digitaal te tekenen. De klant snapt alles zonder te bellen. Dat is precies de bedoeling.

Vergelijk dat met een offerte die alleen uit een tabel bestaat met regels als "egaliseren 24 m²" en "tegelwerk vloer". Klopt allemaal, maar de klant moet zelf uitzoeken wat het betekent. Bij twijfel kiest hij dan vaak voor het bedrijf dat het hem makkelijker maakt.

Snelheid wint vaak van prijs

Veel klanten vragen bij meerdere bedrijven een offerte aan. Wie als eerste een duidelijke offerte stuurt, maakt vaak de beste indruk. Een offerte die na twee weken binnenkomt, voelt al snel als een bedrijf dat het eigenlijk te druk heeft.

Probeer daarom binnen een paar dagen na je bezoek een offerte te sturen. Lukt dat niet, laat de klant dan even weten wanneer hij hem kan verwachten. Een kort berichtje als "Je offerte komt donderdag" geeft al vertrouwen.

Laat zien waarom jij de juiste keuze bent

Een offerte is niet alleen een prijs. Het is ook je kans om te laten zien waarom de klant voor jou moet kiezen. Je hoeft geen lange verkooptekst te schrijven. Een paar korte punten aan het eind van de offerte zijn genoeg.

Denk bijvoorbeeld aan hoe lang je het vak al doet, of je garantie geeft op je werk en hoe je omgaat met de woning van de klant. Heb je foto's van een vergelijkbare klus, zet er dan een of twee bij, of verwijs naar je website. Zo ziet de klant niet alleen wat het kost, maar ook wat hij ervoor terugkrijgt.

• Je ervaring en waar je in bent gespecialiseerd.
• Wat je doet als er na afloop iets niet goed is.
• Hoe je werkt: netjes afdekken, opruimen, op tijd komen.
• Een foto van een vergelijkbare klus of een link naar je website.

Nabellen zonder opdringerig te zijn

Veel ondernemers vinden nabellen ongemakkelijk. Toch is het vaak het moment waarop de klant ja zegt. Hij had de offerte gewoon nog niet bekeken, of had één vraag. Door even te bellen of te appen help je hem verder.

Wacht een paar dagen na het versturen. Vraag dan niet "Heb je al besloten?" maar "Is alles duidelijk, of heb je nog vragen over de offerte?" Dat voelt als service, niet als druk. Krijg je na twee keer geen reactie, laat het dan rusten. Je kunt altijd nog een keer kort laten weten dat de offerte bijna verloopt.

Offertes maken en laten tekenen met StartDock

Met StartDock maak je offertes en laat je ze online ondertekenen. De klant hoeft niets te printen of te scannen. De aanvraag die via je website binnenkomt, staat in hetzelfde dashboard, dus je hebt alles bij elkaar.

Werk je in de bouw of afbouw, kijk dan eens bij een website voor tegelzetters of een website voor dakdekkers. Daar zie je hoe aanvragen en offertes in de praktijk samenkomen.